禅道完整记录了一月工时,自己工时太长的反思

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最近几年公司开始往正规化方向发展,还针对项目管理、组织管理做了一些体系认证,像质量管理体系认证,项目管理体系认证等等。

有了系统的认证加持,项目也越来越多了,申请过一个 CMMI 的项目管理认证,这个认证和项目管理的里面有项目资源管理的部分,包括人员和研发工时管理。还申请了高新技术企业,软件企业等等。这些资质和认证申报都对项目管理、项目流程、研发项目进度、研发人员工时等有一定的要求。

近两年公司中研发和项目管理是用的禅道,可以根据产品、项目对人员工时、任务进行管理,也可以按月、按项目导出工时、项目进度等等。

因为有每月的工时要求,我记得好像是每月尽量不能超过4周160个工时,每周40小时的工时,我的任务就按照大概工时进行计算,一般一周记录一次。大概回忆一下一周的工作记录上,就到了40工时了。

最近部门人员扩招比较多,基本每隔一两年就要加个内部系统或者换个内部办公系统,从纸质工单到自己研发任务系统,从自己研发排班系统到用excel做值班计划,后来花钱换为oa系统,又陆续自己研发了几个版本的办公系统、指挥调度系统、报销系统。后来用微信企业号,企业微信,还有段时间小团对用免费的 team 软件、coding等管理项目,后来公司搭建了gitlab,用禅道管理bug,管理项目,用大桌子搭建了内部办公网盘等。

办公系统一直换来换去,反正都是不太满意,一直没有一个稳定的系统来记录流程和管理项目内容。有段时间我开始自己用钉钉当crm,作为自己的工作备忘录、待办事项管理,后来又觉得用太多系统其实挺耗费精力的,把资料都散落在了各个地方,也不好管理,就一直在缩减系统,缩减使用的工具数量。

这几个月突然变的事情异常多,而且健忘,就决定把工作的事情都记录到一个系统里去,这样能及时把事情处理完。也可以有个统一的待办和备忘记录。

上个月把需要长期跟进的事情都写了禅道,认真的记录了事情完成使用的时间。等到月底一导出任务时间,一个月用了300多个工时来处理这些工作中的事情,平均每天10个小时在处理这些记录的事情。有了数据加持,自己意识到了工作时间为什么总是忙的团团转,而下班也不闲着的原因了。

如果认真的去分析这些工时,我发现有些事情确实浪费了我太多的时间了,应该把事情轻重缓急都排排序做好规划才行,事情如果不规划、不统筹,如果不把手里的事情安排下去的话,那就会发现自己的时间都被那些琐碎的事情给耽误了。

如果不认真的对待自己任务安排、时间安排,不认真安排工作次序的话,时间管理的问题就会出现,那就会让自己手头的事情越积越多。

而我最要紧的事情,应该是学会安排和拒绝不需要自己参与的事情与时间规划,不要让外来的猴子都爬到自己的身上去。要学会合理的安排事情,合理的规划事情的跟进与进度,要不然时间和任务越积攒会把人打垮,积攒多了就越来越感觉工作怎么就是一直做不完。

我经常会有个疑问,为什么工作就是一直在增加而没有结束?

也许并不是这样的,而是你给自己安排了太多应付性的工作,而真正需要你产生价值的工作却被你排在那些临时的工作之外,这就让时间一点点流逝到了越来越多的临时性工作上了。多留出时间去做产生价值的工作,等待的时间少一些,时间安排再少一些,也许能更好的思考自己需要做什么重要的事情。

也需要记得及时结束工作,就像一篇日记也需要及时结尾一样,如果一直想延展下去写,总是写的不满意,那不如,在合适的时间结尾,然后把事情归档。

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